Bu kontrol listesi, Türkiye’deki küçük ve bağımsız konaklama işletmeleri için güncel mevzuat ve iyi uygulamalar çerçevesinde hazırlanmıştır. Zincir otellerdeki karmaşık prosedürler yerine, 10-20 odalı otellerin ihtiyaçlarına uygun, uygulanabilir ve ölçülebilir görevler içermektedir.
1. Günlük Yapılması Gerekenler
| Görev Adı | Sorumlu Kişi | Risk Seviyesi | Yapılmaması Halinde Olası Sonuçlar | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
|---|---|---|---|---|
| Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) Kontrolleri | Resepsiyonist / İşletme Sahibi | Yüksek | İdari para cezası, adli süreç, güvenlik zafiyeti [1] | Yasal Zorunluluk |
| Rezervasyon Kontrolleri | Resepsiyonist | Orta | Müşteri memnuniyetsizliği, gelir kaybı, operasyonel aksaklıklar | İyi Uygulama |
| Kasa Kontrolleri | Resepsiyonist / İşletme Sahibi | Orta | Finansal kayıt tutarsızlığı, gelir kaybı | İyi Uygulama |
| POS ve Tahsilat Kontrolleri | Resepsiyonist | Orta | Finansal kayıt tutarsızlığı, gelir kaybı | İyi Uygulama |
| Yangın Ekipmanlarının Gözle Kontrolü | Teknik Personel / İşletme Sahibi | Yüksek | Can ve mal kaybı riski, yasal sorumluluk, idari para cezası | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
| Havuz Günlük Ölçümleri (pH, Klor) | Teknik Personel / Havuz Görevlisi | Yüksek | Halk sağlığı riski, idari para cezası, işletme kapatma [2] | Yasal Zorunluluk |
| İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Kontrolleri (genel gözlem) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Orta | Kaza riski, yasal sorumluluk, idari para cezası | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
2. Haftalık Yapılması Gerekenler
| Görev Adı | Sorumlu Kişi | Risk Seviyesi | Yapılmaması Halinde Olası Sonuçlar | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
|---|---|---|---|---|
| Teknik Bakım Kontrolleri (elektrik, su tesisatı vb.) | Teknik Personel | Orta | Arıza, operasyonel aksaklıklar, müşteri şikayetleri | İyi Uygulama |
| Yangın Çıkış Kontrolleri (güzergah, kapılar) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Yüksek | Acil durumda tahliye zorluğu, can kaybı riski | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
| Acil Durum Ekipmanları Kontrolü (ilk yardım çantası, fener vb.) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Orta | Acil durumda müdahale yetersizliği | İyi Uygulama |
| Personel Eğitimleri (kısa bilgilendirmeler) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Düşük | Hizmet kalitesi düşüşü, verimsizlik | İyi Uygulama |
| Depo Sayımları (gıda, içecek, temizlik malzemeleri) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Orta | Stok fazlası/eksikliği, maliyet artışı | İyi Uygulama |
| Gıda Güvenliği Kontrolleri (depolama, son kullanma tarihleri) | İşletme Sahibi / Sorumlu | Yüksek | Gıda zehirlenmesi, halk sağlığı riski, itibar kaybı | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
3. Aylık Yapılması Gerekenler
| Görev Adı | Sorumlu Kişi | Risk Seviyesi | Yapılmaması Halinde Olası Sonuçlar | Yasal Zorunluluk / İyi Uygulama |
|---|---|---|---|---|
| Muhasebe Evrak Kontrolleri | İşletme Sahibi / Muhasebeci | Yüksek | Vergi cezaları, finansal tutarsızlıklar | Yasal Zorunluluk |
| SGK Personel Kontrolleri (giriş/çıkış, primler) | İşletme Sahibi / Muhasebeci | Yüksek | İdari para cezası, yasal sorumluluk | Yasal Zorunluluk |
| İSG Kayıtları ve Dokümantasyon Kontrolü | İşletme Sahibi / İSG Uzmanı | Yüksek | İdari para cezası, kaza durumunda yasal sorumluluk | Yasal Zorunluluk |
| Enerji ve Su Tüketim Analizleri | İşletme Sahibi | Düşük | Yüksek maliyetler, çevresel etki | İyi Uygulama |
| Fiyat Güncellemeleri ve Rakip Analizi | İşletme Sahibi | Orta | Gelir kaybı, rekabet gücü düşüşü | İyi Uygulama |
| Online Satış Kanalı Kontrolleri (OTA, web sitesi) | İşletme Sahibi / Pazarlama Sorumlusu | Orta | Rezervasyon kaybı, itibar kaybı | İyi Uygulama |
4. Yıllık ve Periyodik Yasal Yükümlülükler
| Yükümlülük | İlgili Kurum | Son Tarih / Periyot | Zorunluluk Durumu | İdari Para Cezası Riski | İlgili Mevzuat | Notlar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Basit Konaklama Turizm İşletme Belgesi Yenileme/Kontrol | Kültür ve Turizm Bakanlığı İl Müdürlüğü | Periyodik (Bakanlıkça belirlenir) | Yasal Zorunluluk | Belge iptali, faaliyet durdurma | Turizm Tesislerinin Niteliklerine İlişkin Yönetmelik | Mevcut durumda Bakanlıkça yeni belge verilmiyor, ancak mevcut belgelerin durumu takip edilmeli [3] |
| Kimlik Bildirme Kanunu Yükümlülükleri | Emniyet Genel Müdürlüğü / Jandarma Genel Komutanlığı | Sürekli / Anlık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası, adli süreç | 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu [1] | Konaklayanların kimlik bilgileri KBS’ye düzenli girilmeli. |
| Belediye Ruhsatları (İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı) | Yerel Belediye | Yıllık harç / Periyodik kontrol | Yasal Zorunluluk | İşletme kapatma, idari para cezası | İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatlarına İlişkin Yönetmelik | Yerel belediye uygulamalarına göre değişebilir. |
| İtfaiye Uygunluk Raporu | İtfaiye Daire Başkanlığı | Periyodik (yerel yönetime göre değişir) | Yasal Zorunluluk | İşletme kapatma, idari para cezası | Yangından Korunma Yönetmeliği | Yerel belediye uygulamalarına göre değişebilir. |
| KVKK Uyum Yükümlülükleri | Kişisel Verileri Koruma Kurumu (KVKK) | Sürekli | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu | Aydınlatma metinleri, veri işleme envanteri, veri güvenliği. |
| Vergi Mevzuatı Yükümlülükleri | Gelir İdaresi Başkanlığı | Aylık/Üç Aylık/Yıllık | Yasal Zorunluluk | Vergi cezaları, gecikme zamları | Vergi Usul Kanunu, KDV Kanunu vb. | Beyannameler, defter tutma, fatura düzenleme. |
| SGK Yükümlülükleri | Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) | Aylık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası, gecikme zamları | 5510 Sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu | Prim ödemeleri, işe giriş/çıkış bildirimleri. |
| İş Sağlığı ve Güvenliği (İSG) Yükümlülükleri | Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı | Sürekli / Periyodik | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası, faaliyet durdurma | 6331 Sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu | Risk değerlendirmesi, eğitimler, sağlık gözetimi. |
| Çevre ve Atık Yönetimi Yükümlülükleri | Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı | Sürekli | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | Çevre Kanunu, Atık Yönetimi Yönetmeliği | Atıkların ayrıştırılması, depolanması, bertarafı. |
| Sıfır Atık Belgesi Yükümlülükleri | Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı | Sürekli | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | Sıfır Atık Yönetmeliği [4] | 50’den az odalı konaklama tesisleri için zorunlu (son tarih 31 Aralık 2022 idi). |
| Havuz İşletme Yükümlülükleri | İl Sağlık Müdürlüğü | Sürekli / Periyodik | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası, işletme kapatma | Yüzme Havuzlarının Tabi Olacağı Sağlık Esasları Hakkında Yönetmelik [2] | Su kalitesi analizleri, periyodik bakımlar, havuz suyu operatörü. |
| Müzik Yayın Lisansları | MESAM, MSG, MÜZİK-BİR, vb. (Ortak Lisanslama Kuruluşları) | Yıllık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası, telif hakkı ihlali | 5846 Sayılı Fikir ve Sanat Eserleri Kanunu [5] | Ortak alanlarda müzik yayını için lisans alınması zorunludur. |
| Topraklama ve Elektrik Ölçümleri | Elektrik Mühendisleri Odası / Yetkili Firmalar | Periyodik (yıllık/iki yıllık) | Yasal Zorunluluk | Can ve mal kaybı riski, idari para cezası | Elektrik İç Tesisleri Yönetmeliği | |
| Paratoner Kontrolleri (varsa) | Yetkili Firmalar | Yıllık | Yasal Zorunluluk | Can ve mal kaybı riski, idari para cezası | Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik | |
| Acil Durum Planları | İşletme Sahibi / İSG Uzmanı | Periyodik (hazırlama/güncelleme) | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | İş Sağlığı ve Güvenliği Risk Değerlendirmesi Yönetmeliği | |
| Yangın Tatbikatları | İşletme Sahibi / İSG Uzmanı | Yıllık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | Binaların Yangından Korunması Hakkında Yönetmelik | |
| Turizm Payı Beyanı ve Ödemesi | Türkiye Turizm Tanıtım ve Geliştirme Ajansı (TGA) | Aylık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | Türkiye Turizm Tanıtım ve Geliştirme Ajansı Kanunu | Basit Konaklama Belgesi olan tesisler için de geçerli olabilir. [6] |
| Konaklama İstatistik Sistemi Bildirimi | Kültür ve Turizm Bakanlığı | Aylık | Yasal Zorunluluk | İdari para cezası | Turizm İstatistikleri Sistemi Tebliği | Konaklama verileri düzenli olarak sisteme girilmeli. [7] |
5. Belgeler ve Dosyalar Kontrol Listesi
İşletmede bulunması gereken önemli belgeler ve dosyalar:
- Ruhsatlar: İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı, Basit Konaklama Turizm İşletme Belgesi (varsa), Çevre İzin ve Lisans Belgesi (varsa).
- Personel Dosyaları: Her personel için özlük dosyası (iş sözleşmesi, kimlik fotokopisi, sağlık raporu, SGK işe giriş bildirgesi, eğitim belgeleri vb.).
- İSG Dosyaları: Risk değerlendirme raporu, acil durum planı, İSG eğitim kayıtları, iş kazası kayıtları, sağlık gözetim kayıtları, İSG katip sözleşmeleri (iş güvenliği uzmanı/işyeri hekimi).
- Yangın Dosyaları: Yangın söndürme tüplerinin periyodik kontrol raporları, yangın algılama ve söndürme sistemleri bakım kayıtları, itfaiye uygunluk raporu, yangın tatbikatı kayıtları.
- Havuz Dosyaları: Havuz suyu analiz raporları (günlük, aylık), havuz suyu operatörü belgesi, havuz kimyasalları faturaları ve MSDS formları, havuz bakım kayıtları.
- Teknik Bakım Kayıtları: Elektrik tesisatı kontrol raporları, topraklama ölçüm raporları, paratoner kontrol raporları (varsa), jeneratör bakım kayıtları (varsa), su deposu temizlik raporları.
- Fatura ve Muhasebe Dosyaları: Gelen/giden faturalar, gider belgeleri, banka dekontları, yasal defterler (yevmiye, kebir, envanter), beyannameler.
- KVKK Dosyaları: Aydınlatma metinleri, açık rıza formları (gerekliyse), veri işleme envanteri, veri saklama ve imha politikası, veri ihlal bildirim kayıtları.
- Turizm Bakanlığı Belgeleri: Basit Konaklama Turizm İşletme Belgesi, Turizm İstatistik Sistemi giriş bilgileri, Turizm Payı beyan ve ödeme belgeleri.
- Müzik Lisans Belgeleri: MESAM, MSG, MÜZİK-BİR gibi ilgili federasyonlardan alınmış müzik yayın lisans belgeleri.
- Sıfır Atık Belgesi: Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığı’ndan alınmış Sıfır Atık Belgesi.
6. Denetime Hazırlık Kontrol Listesi
Kültür ve Turizm Bakanlığı Denetimi
- Kontrol Edilen Konular: Basit Konaklama Turizm İşletme Belgesi (varsa), Turizm İstatistik Sistemi kayıtları, Turizm Payı ödemeleri, tanıtım materyallerinin uygunluğu (yıldız simgesi kullanımı vb.), müzik yayın lisansları, fiyat tarifelerinin onayı.
Belediye Denetimi
- Kontrol Edilen Konular: İşyeri Açma ve Çalışma Ruhsatı, çevre temizlik vergisi ödemeleri, ilan ve reklam vergisi, işgaliye izinleri (varsa), gürültü kirliliği, imar mevzuatına uygunluk, katı atık yönetimi.
İtfaiye Denetimi
- Kontrol Edilen Konular: Yangın söndürme tüplerinin sayısı, yeri ve doluluk durumu, yangın algılama ve söndürme sistemlerinin çalışır durumda olması, yangın çıkış kapılarının ve güzergahlarının açık ve işaretli olması, acil durum aydınlatmaları, yangın tatbikatı kayıtları, itfaiye uygunluk raporu.
Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK) Denetimi
- Kontrol Edilen Konular: Personel işe giriş/çıkış bildirgeleri, aylık prim ve hizmet belgeleri, ücret bordroları, iş sözleşmeleri, iş kazası bildirimleri, sigorta primlerinin düzenli ödenmesi.
Vergi Dairesi Denetimi
- Kontrol Edilen Konular: Yasal defterler (yevmiye, kebir, envanter), fatura ve gider belgeleri, KDV, gelir/kurumlar vergisi beyannameleri, muhtasar beyannameler, ödeme kaydedici cihaz (POS) fişleri, vergi levhası.
Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Denetimi (İSG)
- Kontrol Edilen Konular: Risk değerlendirme raporu, acil durum planı, İSG eğitim kayıtları, işyeri hekimi ve iş güvenliği uzmanı sözleşmeleri, sağlık gözetim kayıtları, kişisel koruyucu donanım (KKD) temini ve kullanımı, iş kazası kayıtları.
İl Sağlık Müdürlüğü Denetimi (Havuz Varsa)
- Kontrol Edilen Konular: Havuz suyu analiz raporları, havuz suyu operatörü belgesi, havuz kimyasallarının depolanması, havuzun genel hijyen durumu, duş ve tuvaletlerin temizliği, cankurtaran belgesi (gerekliyse).
7. Yönetici Dashboard Özeti
| İş | Sıklık | Sorumlu | Yasal Zorunluluk | Risk | Notlar |
|---|---|---|---|---|---|
| Kimlik Bildirim Sistemi (KBS) Girişleri | Günlük | Resepsiyonist | Evet | Yüksek | Anlık ve doğru giriş yapılmalı. |
| Havuz Suyu Kontrolleri | Günlük | Havuz Görevlisi | Evet | Yüksek | pH ve klor seviyeleri standartlara uygun olmalı. |
| Yangın Ekipmanları Gözle Kontrol | Günlük | Teknik Personel | Evet | Yüksek | Erişilebilir ve çalışır durumda olmalı. |
| Muhasebe Evrak Kontrolleri | Aylık | İşletme Sahibi / Muhasebeci | Evet | Yüksek | Düzenli ve eksiksiz olmalı. |
| SGK Prim Ödemeleri | Aylık | İşletme Sahibi / Muhasebeci | Evet | Yüksek | Zamanında ve eksiksiz yapılmalı. |
| İSG Risk Değerlendirmesi Güncelleme | Periyodik | İşletme Sahibi / İSG Uzmanı | Evet | Yüksek | İşletme koşullarına göre güncel tutulmalı. |
| Müzik Yayın Lisansı Yenileme | Yıllık | İşletme Sahibi | Evet | Orta | Süresi dolmadan yenilenmeli. |
| Sıfır Atık Belgesi Takibi | Sürekli | İşletme Sahibi | Evet | Orta | Atık ayrıştırma ve geri dönüşüm süreçleri işletilmeli. |
| Turizm Payı Beyanı | Aylık | İşletme Sahibi / Muhasebeci | Evet | Orta | Düzenli beyan ve ödeme yapılmalı. |
| Konaklama İstatistik Bildirimi | Aylık | Resepsiyonist / İşletme Sahibi | Evet | Orta | Bakanlık sistemine doğru veri girişi. |
| Belediye Ruhsatı Takibi | Yıllık | İşletme Sahibi | Evet | Yüksek | Harç ödemeleri ve yenilemeler takip edilmeli. |
| İtfaiye Uygunluk Raporu Takibi | Periyodik | İşletme Sahibi | Evet | Yüksek | Süresi dolmadan yenilenmeli. |
Referanslar
[1] 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu. Mevzuat.gov.tr.
[2] Yüzme Havuzlarının Tabi Olacağı Sağlık Esasları Hakkında Yönetmelik. Mevzuat.gov.tr.
[3] Basit Konaklama Tesisi. Ankara Danışmanlık. https://www.ankaradanismanlik.com/turizm-belgesi/basit-konaklama-tesisi/
[4] Sıfır Atık Yönetmeliği. Sıfıratık.gov.tr. https://sifiratik.gov.tr/content/files/uploads/24/TURIZM.pdf
[5] Müzik Lisans Belgesi Zorunluluğu Hk. ALTSO.org.tr. https://www.altso.org.tr/duyurular/muzik-lisans-belgesi-zorunlulugu-hk/
[6] Turizm Payı Ödeme Belgeleri Hakkında. TGA.gov.tr. https://tga.gov.tr/faaliyetler/duyurular/turizm-payi-odeme-belgeleri-hakkinda
[7] Konaklama İstatistik Sistemi Yardım için Gerekli Tüm Belgeler. Istanbul.ktb.gov.tr. https://istanbul.ktb.gov.tr/TR-178171/konaklama-istatistik-sistemi-yardim-icin-gerekli-tum-be-.html